Liebe OpenDesk-Community,
anschließend an mein Thema zur Terminplanung über das Chat-Modul (Link) bin ich weiterhin mit dem Testen grundlegender Workflows beschäftigt, dieses mal mit der Terminerstellung über das Kalender-Modul.
Wenn ich einen Termin mit Videokonferenz im Kalendermodul erstelle und weitere Teilnehmende zu diesem Termin hinzufüge, dann funktioniert alles wie erwartet: alle bekommen Bestätigungs-Mails und können den Termin zusagen.
Für mich als Organisator wird auch unmittelbar ein Chatraum im Chat-Modul erstellt, worüber die Videokonferenz durchgeführt wird.
An dieser Stelle habe ich ein Problem bzw. eine Frage: in diesem Chatraum sind nur der Organisator und der „Meetings Bot“ als Teilnehmende hinzugefügt und die Zutrittsregelung für weitere Teilnehmende ist standardmäßig auf „Beitrittsanfragen“ eingestellt. Dies führt dazu, dass Teilnehmende, die im Kalendermodul bereits zu dem Termin hinzugefügt wurden und dort auf den Videokonferenz-Link klicken, nochmals eine Beitrittsanfrage stellen müssen, bevor sie dem Chatraum beitreten und an der Videokonferenz teilnehmen können. Dieser Weg erscheint mir umständlicher, als er sein müsste.
Gibt es hier eine Möglichkeit, dass alle Teilnehmende eines Termins direkt zum Chatraum hinzugefügt werden?
Teilnehmende, die im Termin des Kalendermoduls bereits eingeladen wurden, sollten mit einem Klick auf den Videokonferenz-Link an der Videokonferenz teilnehmen können, ohne nochmalige Beitrittsanfrage.
Ich habe nach Möglichkeiten zur Umstellung des Standardverhaltens gesucht, jedoch leider nichts passendes gefunden.
Vielen Dank!
Wir haben uns das in einer eigenen openDesk-Installation genauer angesehen. Nach unserem Stand gibt es dafür aktuell keinen einfachen Standard-Schalter in der Oberfläche oder in der normalen Deployment-Konfiguration.
Der Meetings-/NeoDateFix-Bot kann Teilnehmende grundsätzlich einladen, aber dafür müsste die aufrufende Anwendung die eingeladenen Personen explizit an den Bot übergeben. Genau diesen Automatismus haben wir in der Standard-openDesk-Integration bisher nicht gefunden.
Wir haben testweise einen Workaround gebaut, der direkte Beitritte für interne Nutzer desselben Matrix-Homeservers erlaubt.
Davon würden wir als allgemeine Empfehlung aber eher abraten. Der Grund ist, dass dieser Ansatz aus Sicherheits- und Berechtigungssicht gröber ist: Damit können nicht mehr nur die tatsächlich eingeladenen Personen direkt hinein, sondern grundsätzlich interne Nutzer mit Link auf demselben Homeserver. Aus unserer Sicht ist das nur in eher kleinen, flachen Organisationen vertretbar.
Wenn das gewünschte Verhalten wirklich lautet „nur die im Kalender eingeladenen internen Personen sollen ohne weitere Beitrittsanfrage teilnehmen können“, dann wäre aus unserer Sicht eine Upstream-Erweiterung der sauberere Weg: Die Kalender-/OX-Integration müsste die internen Teilnehmenden beim Anlegen des Meetings explizit an NeoDateFix/Matrix übergeben und idealerweise später auch Änderungen an der Teilnehmerliste nachführen.
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Vielen Dank für die Antwort, die Recherche und den Workaround.
Den Workaround würden wir dennoch ebenfalls nicht (langfristig) produktiv einsetzen, maximal als Provisorium/Test in der Testumgebung, bis eine gute Lösung gefunden ist.
Zum gewünschten Verhalten: sowohl diesem Thread, wie auch dem ursprünglichen, hier verlinkten Thread liegt diese User Journey zugrunde:
- Eine einladende Person stellt in den Kalender einen Termin mit gekoppelter Telefon-/Videokonferenz ein
- Die einladende Person fügt Kontakte aus dem OpenDesk-Workspace hinzu
- Die einladende Person fügt ggf. externe Kontakte / Kontakte aus einer anderen Domain hinzu
- Der Termin wird inkl. Link und Kalenderereignis versendet
- Bei Kontakten aus dem eigenen OpenDesk-Workspace wird ein Kalendereintrag/Termin im OX-Kalender erstellt, der den Link zur Telefon-/Videokonferenz enthält (Integration in Matrix/Element nur optional)
- Externe eingeladene Kontakte außerhalb des Workspaces bekommen eine E-Mail mit dem Link zur Telefon-/Videokonferenz; idealerweise mit Kalenderelement
- Interne Personen können über den Link direkt an der Telefon-/Videokonferenz teilnehmen, wenn sie Empfänger des Termins sind (entweder direkt oder durch Weiterleitung); der Termin wird bei Weiterleitung um diese Teilnehmer erweitert
- Externe Personen können über den Link ebenfalls teilnehmen, terminieren aber in einem Wartebereich und müssen von Internen Personen eingelassen werden.
- (mindestens) Interne Personen bekommen eine Benachrichtigung, falls der Termin an weitere Personen weitergeleitet wird.
Das Verhalten entspricht dem typischen Verhalten von Besprechungsanfragen, die User von z.B. Microsoft 365 im kombinierten Einsatz von Outlook und Teams kennen; vergleichbar auch bei Google Workspace zu finden. Wir fragen uns daher, ob diese User Journey bei OpenDesk in der Toolchain OX/Jitsi oder OX/Jitsi/Matrix bisher im produktiven Einsatz in der Community oder bei Kunden eine Rolle spielt und falls ja, mit welchem Workflow sie üblicherweise abgebildet wird.
Sollte es dafür heute bei der ausschließlichen Nutzung von OpenDesk keine Lösung geben, würde ich dem Vorschlag folgen
[…]dann wäre aus unserer Sicht eine Upstream-Erweiterung der sauberere Weg: Die Kalender-/OX-Integration müsste die internen Teilnehmenden beim Anlegen des Meetings explizit an NeoDateFix/Matrix übergeben und idealerweise später auch Änderungen an der Teilnehmerliste nachführen.
Dabei dürfte es sich ja um einen Feature Request handeln; wie können wir den einstellen und nachverfolgen?
Vielen Dank für die Unterstützung
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Auch von mir noch einmal Danke für die Recherche und Informationen.
Ich habe zu diesem Thema einen Feature Request erstellt: https://gitlab.opencode.de/bmi/opendesk/deployment/opendesk/-/work_items/341
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